Ein freier Mitarbeiter steht in keinem Arbeitsverhältnis zu einem Arbeitgeber, vielmehr ist er selbstständig tätig. Eine freie Mitarbeit ist von der Scheinselbstständigkeit abzugrenzen. Auftraggeber sollten darauf achten, dass kein verdecktes Arbeitsverhältnis (Scheinselbstständigkeit) vorliegt. Misstrauisch wird der Sozialversicherungsträger insbesondere dann, wenn der freie Mitarbeiter für einen längeren Zeitraum nur für ein Unternehmen tätig ist. Ein freier Mitarbeiter sollte daher für mehrere Unternehmen arbeiten. Zudem dürfen die folgenden wesentlichen Merkmale einer Arbeitnehmertätigkeit nicht vorliegen:
Im Vorfeld einer Betriebsprüfung empfiehlt sich eine zweckgerichtete Vorbereitung. Häufig jedoch sind die tatsächlichen Verhältnisse nicht mehr änderbar. Wichtig ist dann, dass der Arbeitgeber eine eigene Stellungnahme fertigt, um eine eigene Rechtsauffassung dem Sozialversicherungsträger darzulegen. Eine solche Stellungnahme hat der Sozialversicherungsträger zu berücksichtigen.
Bei der Betriebsprüfung selbst besteht eine Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers. Bei der Herausgabe von Unterlagen ist im Vorfeld jedoch stets der Zusammenhang mit der Prüfung abzuklären. Es gilt nämlich der Amtsermittlungsgrundsatz, d.h. dass der Prüfer die entscheidungsrelevanten Tatsachen selbst ermitteln muss. Bevor ein Beitragsnachforderungsbescheid erlassen wird, besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit einer Stellungnahme, die in der Regel unbedingt genutzt werden sollte. In diesem Zusammenhang gibt es in der Regel Besprechungen mit den Prüfern, die jedoch erst nach vorheriger Akteneinsicht durchgeführt werden sollten.
Da der Gesamtsozialversicherungsbeitrag vom Arbeitgeber geschuldet ist, trägt er das vollständige wirtschaftliche Risiko, dass sich eine sozialversicherungsrechtliche Einordnung später als unzutreffend herausstellt. Daher sollte bereits bei der Vertragsgestaltung, spätestens aber im Falle einer Betriebsprüfung, juristischer Rat durch einen spezialisierten Rechtsanwalt eingeholt werden.